10.000€ y nada que enseñar por ello...

 

 

-por José Comes

Jefe de Producto

carmen wks en España

 

Hace unas semanas, recibí un email de uno de nuestros clientes que me dejo completamente FLASEADO. Este caballero se había gastado en el pasado más de 10.000€ en sistemas de gestión y tpv para su negocio y no tenía nada que enseñar por ello.

 

El me escribió así:

 

Att. Sr. José Comes,

 

Desde que abrí mi negocio en el 2001, he tenido, como creo que les pasa a casi todos, algunos aciertos en mi gestión pero también algunas equivocaciones. Y aunque al final la suma me sale positiva, uno de los puntos que me ha resultado más complicado de resolver ha sido el relacionado con la informática para mi negocio.

Desde siempre he sido un convencido del control como única manera para construir y desarrollar una empresa con solidez. Mi negocio, tal vez por esta misma manera de llevarlo, se mantiene estable, incluso ahora con la crisis y ha absorbido bien los cambios que he hecho en él para este periodo.

Para poder instaurar estos sistemas de control en mi empresa, desde el primer día busqué e invertí en programas que me ayudaran a hacerlo. No le aburriré con toda la historia pero, en estos años he comprado ya 3 programas y me he gastado más de 10.000€ en estos tres intentos. Sin que pueda decir que haya sacado de ellos más de lo que hubiera conseguido con cualquier caja registradora.

El primero que compré fue [XXX], que es un software baratito y al final resultó que no hacía gran cosa. Pero los otros dos que he tenido [YYY] y [ZZZ] pues no son precisamente baratos y tal vez no supe elegirlos o configurarlos bien, pero tampoco me han dado lo que esperaba de ellos.
Ahora hace un par de meses, un amigo del gremio me recomendó vuestro programa, carmen pro 4.0. Me bajé la demo, consulté un par de dudas en vuestro servicio técnico y la verdad que lo que he visto hasta el momento me ha sorprendido.

 

Así es que, si me permite abusar de su confianza, voy a adjuntarle un documento con todos los problemas que tuve en cada intento de implantación y le quedaré agradecido en el alma, si usted personalmente me da una explicación lógica de porqué fallé en cada uno de ellos y de porqué carmen me está dando otros síntomas desde el primer momento.

 

Atentamente,

 

[Sr. XXX]

 

Guau. Os aseguro que no siempre recibo emails tan sinceros como este.

Lo bueno es que debí contestarle satisfactoriamente, porque lo que le pedí como pago si mi explicación lo convencía fue que me dejara después compartir su historia y bueno... lo estoy haciendo.

 

Realmente me apetecía hablar con él directamente, así es que le pedí a la Sra. Borrás que le llamara para concertar con el [Sr. XXX] una cita telefónica de 15 minutos y poder hablar sobre lo que me había consultado en su email.

El problema que me contaba el [Sr. XXX], realmente es mucho más común de lo que a la mayoría le gusta admitir.

Así es que, he hecho un pequeño resumen del contenido de la llamada, por si en alguna parte de su argumentación o en alguna faceta de las que se habla te puede resultar útil.

 

La primera cosa a decir es que los programas [YYY] y [ZZZ] de los que me hablaba este gerente, son dos buenos programas. Y especialmente uno de ellos no le había dado a este compañero ni un sólo problema en su uso diario. El problema vino cuando, como gerente, quiso sacar un rendimiento de los datos acumulados y obtener información clave sobre su negocio, en una forma entendible y que le ayudara a mejorar su toma de decisiones. En ese punto, te aseguro que ninguno de los fiascos sufridos, se debieron a la falta de competencia del [Sr. XXX] ni desde luego tampoco a ninguna falta de empeño o determinación. Honradamente, debo decir que tanto los dos programas de los que me habló este compañero como toda una generación completa de sistemas creados a finales de los años 90, se diseñaron COMPLETAMENTE enfocados a sus funciones como caja registradora. Se pensaron sobre todo para hacer de manera rápida y simple la creación, cierre, pago y gestión de un TICKET; junto con sus cuadres y cierres de caja.

Cualquier otra función fuera de este concepto primario del ticket, o no se implementaba en estos sistemas o cuando se implementaba se hacía en módulos de ratón y teclado que aunque cubrieran la función en un modo básico, siempre fueron demasiados farragosos y complejos de usar para un usuario medio.

 

 

Los hijos del Euro...

 

En un entorno competitivo normal, esta homogeneidad en la oferta de sistemas de software no es habitual. Lo típico es que en un mercado determinado exista más variedad en la oferta de programas. Y que un cliente que busque un programa sencillo que le haga el papel de una caja registradora lo encuentre igual de fácil que una persona que esté interesada en implantar en su empresa un sistema que le ofrezca un segundo nivel de gestión.

Sin embargo la instauración del euro en España entre enero de 1999 y diciembre de 2001 produjo que casi todas ingenierías de software del país sacarán para esas fechas una versión de sus aplicaciones de gestión y tpv. Y que todas estas aplicaciones se diseñaran centradas en aprovechar la súbita demanda que surgió con la enorme cantidad de cajas registradoras que se quedaban obsoletas de un día para el otro a finales de 2001 por no estar preparadas para manejar decimales.

Esa es la explicación de porque existen tantos sistemas que resultan eficaces como sustitutos de una caja registradora pero que no puedes manejar para que te ofrezcan funciones de gestión superior con comodidad. Y es que como analista y diseñador de software os aseguro que no es posible hacer que un programa desarrolle con eficacia funciones para las que no fue inicialmente pensado. Los problemas que aparecen en esa situación son tantos como los que surgen cuando se pretende hacer un edificio nuevo en el solar de uno viejo sin tirarlo antes y como en ese caso alguno de estos problemas estarán en los cimientos.

 

Después de este periodo (EURO+Efecto2000), alla para el 2002 se inicia tanto en Europa como en Estados Unidos un nuevo ciclo en la ingeniería de software, y también en la de los sistemas de gestión y tpv para la empresa. Toda una nueva hornada de aplicaciones aúnan a una enorme potencia de control y funcionalidades un nuevo concepto de sencillez que se basa en diseños más limpios, eficientes e intuitivos. Son la generación de los sistemas llamados "2.0" de los que son bandera el software de Apple para el iPod o el iPhone, el S.O. Simbian de Nokia, el propio buscador Google o toda una legión de websites también llamados "web 2.0".

En el ámbito que nos ocupa, esta nueva generación de sistemas de gestión y tpv a la que también pertenece carmen wks, se enfoca en sus diseños más allá de las funciones básicas como caja registradora, y se plantean desde sus primeros bocetos para ser herramientas de un nivel superior en cuanto a gestión y control. Se diseñan para simplificar y facilitar la implantación de estas funciones superiores de gestión en la empresa y para dar al gerente una manera abordable y sencilla de monitorizar, controlar y analizar el comportamiento de su negocio con cada modificación o mejora que la gerencia introduce.

Este cambio drástico en la concepción del producto es también lo que hizo que el [Sr. XXX] se sorprendiera desde sus primeras pruebas con carmen wks por la manera en la que alcanzaba de un modo sencillo y natural todo ese "segundo nivel de gestión" que tantos quebraderos de cabeza le había dado con sus sistemas anteriores, y esas inquietudes superiores de gestión son también para mi lo que separa a los hombres de los chicos en la gerencia empresarial.

Muy poca gente sabe que en dirección de empresas, incluso los mejores gurús realmente fallan en el 80% de los cambios o modificaciones que proponen en sus negocios. Y que lo que realmente les separa de la mediocridad es que se aseguran de tener sistemas de control que les señalan rápidamente las modificaciones que les han supuesto una mejora y las que no. Eso les permite rectificar lo que no haya funcionado, reduciendo el coste del error y ampliar o profundizar en lo que si demuestre aportar un incremento del beneficio.

De no tener un sistema de control, cada cambio supondría para dirección un riesgo inasumible, sabiendo que hay un 80% de posibilidades de que éste afecte al negocio para peor. Y desgraciadamente este mismo principio es el que ha precipitado a muchas empresas al abismo, en cuanto la crisis les empujó a implantar cambios en sus negocios y fieles a su ley del 80/20 la mayoría de esos cambios fueron para peor.

 

Se que toda esta filosofía, se hace farragosa y difícil de digerir. Así es que he colgado unos video-tutoriales de carmen wks, donde se entiende meridianamente a que me refiero cuando digo que esta nueva generación de sistemas ofrece simplicidad para abordar retos en ese segundo nivel gestión y control de la empresa.

Verás videos en los que un pequeño detalle cambia el enfoque de como se hace una tarea de gestión o control en el sistema y también verás otros videos donde se explican módulos enteros planteados en otro modo e interface. Ambas cuestiones, tanto el enfoque en el detalle como los nuevos sub-sistemas planteados, conforman esta diferencia de la que hablo.

 

Para seguir con el hilo, voy a plantear algunos de las retos no conseguidos que el [Sr. XXX] me explicó en su documento adjunto y en el video verás porque con carmen esto le llego de una manera casi "natural".

 

 

Cambios, control y rendimiento...

 

En su primer objetivo el [Sr. XXX] trataba de implantar un sistema que le dijera con rapidez si un nuevo producto que introducía en la empresa había sido acogido con agrado por su clientela o si por el contrario había sido rechazado. Y en caso de ser acogido, si en su introducción había desplazado a otro producto que ya estuviera activo, en que cantidad y con que resultado en cuanto a beneficio neto de ambos.

Sus posibilidades de implantar este nivel de control, MORÍAN EN LA CUNA debido a que en su negocio se recibían nuevas referencias de producto casi semanalmente y el proceso para dar de alta estos productos o actualizar sus precios era extramadamente farragoso. Esto hacía que al final sus empleados optaran por reportar la venta como un producto genérico en lugar del plu correcto. En un par de ocasiones durante estos años, llegó a metodizar este proceso en su negocio pero al primer cambio de personal, pico de trabajo o mínimo desequilibrio todo se le iba de nuevo al traste. Los procedimientos eran demasiado complicados, lentos de ejecutar y en el negocio del [Sr. XXX] había muchísimo que hacer cada día aparte de eso.

 

Lo que ves en estos dos videos, resolvía su problema con total frescura. Es una de las cuestiones que te explicaba sobre "el detalle". Un simple cambio de diseño hace fácil algo que antes no lo era.

 

 

 

Como Saber lo que Prefieren tus Clientes más Rentables...

 

Otro de los objetivos del [Sr. XXX] era crear una base de datos de clientes y controlar sus compras para identificar distintos perfiles y hábitos de compra de la gente que visitaba sus negocios. El [Sr. XXX] sospechaba que había dos perfiles mayoritarios en su clientela y que uno de ellos era muchísimo más rentable que el otro en sus comportamientos de compra. Si eso se confirmaba, el [Sr. XXX] quería entonces implantar un sistema de tarjetas de cliente que acumularan más puntos sobre esos perfiles a los que él quería premiar, para promover las visitas de esa clientela de mayor rendimiento. Estas tarjetas también debían ofrecer beneficios para amigos o conocidos de sus propietarios, con la idea de que estos clientes de gran rentabilidad llevaran otros de su mismo perfil también a visitar la empresa del [Sr. XXX].

 

En estos dos breves video-tutoriales puedes ver como un sistema "2.0" diseñado para dar ese segundo nivel de gestión le ayudo a alcanzarlo de una manera tan fácil y natural como en los anteriores sistemas podías hacer un ticket.

 

 

 

 

José Comes
Jefe de Producto

Para España y Latinoamerica

carmen workflow systems
www.carmen.ws

 

 

 

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